Salut à tous,
Mon sujet n’est pas 100% lié au growth-hacking, mais dans le cadre de la croissance de ma boite, je dois mettre en oeuvre un système pour que mes collaborateurs passent moins de temps à traiter du mail manuellement.
Je pose le contexte:
Je vends des produits customisés en lot (pressage de CDs et vinyles, t-shirts sérigraphiés, stickers, …), et je suis un pur broker : je ventile mes commandes chez mes différents fournisseurs.
Dans mon cycle de commande, je dois donc demander des fichiers à mon client une fois qu’il a passé commande, m’assurer de la confirmité et de la faisabilité, lui faire valider un BAT et lancer en production.
Mon workflow simplifié est le suivant :
- Mon client passe commande sur mon site Prestashop
- Je réceptionne la commande et les lignes de commandes dans Airtable via Make. Chaque ligne de commande est une sous-commande chez un fournisseur potentiellement différent
Pour chaque sous-commande: - Je demande les fichiers au client (quand il ne me les a pas envoyés avant)
- Je contrôle les fichiers, et si tout va bien, j’envoie un BAT
- Le client valide le BAT
- Je passe la commande chez mon fournisseur
- Je communique la date de réception estimée au client
- Une fois le lien de tracking reçu, je le transmets au client
- Une fois la sous-commande reçue, je m’assure de la conformité et je gère le SAV si ce n’est pas le cas.
Actuellement, je fais remonter mes clients, commandes et sous-commandes (commandes fournisseur) dans Airtable, et nous gérons notre suivi avec Airtable. C’est bien, mais ça ne va pas assez loin.
Mes problématiques sont :
- Mes clients m’envoient des liens WeTransfer/Google Drive/Dropbox par email, ou des pièces jointes. On perd facilement le fil quand il y a plusieurs allers-retours sur les fichiers
- Notre BAT est une preview que nous envoyons par email, pour lequel nous demandons un retour avec un accord écrit, toujours par email.
J’ai besoin de :
- Collecter les fichiers du client sur Google Drive (ou Nextcloud, ou autre) via un répertoire sécurisé dans lequel il pourra uploader ses fichiers
- Éditer un BAT numérique en fonction d’une preview et d’informations uploadées dans Airtable par mon collaborateur, et le faire signer numériquement (Documint, Docusign, Yousign, …)
Est-ce qu’un tel workflow peut se mettre en place via Airtable/Make ?
Avez-vous quelques conseils ou tuyaux à ce sujet ?
Est-ce qu’il existerait des outils plus adaptés ?
J’ai regardé du côté des ERP, tels que Odoo ou Dolibarr, mais ce n’est clairement pas adapté à mon activité : setup long et fastidieux, saisie du catalogue, prise en compte de produits spécifiques compliqué, …
Merci d’avance pour vos lumières !